Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
- zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
- błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
- uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
- dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
- przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
- przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
- wyceny wartości spisanych składników,
- uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
- porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
- ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
- postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
- wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:
- spis z natury – dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
- uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
- weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.
Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.
Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.
Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:
- oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
- drukarka etykiet,
- czytniki kodów kreskowych,
- kolektory danych,
- kod kreskowy,
- tagi RFID.
